こんにちは！DX・ICT推進部働き方改革担当の大原です。

皆さんご存知のとおり、西鉄グループでは現在ご利用中のグループウェア（インスイート）をMicrosoftOffice365（以下、Office365）へ刷新いたします。

Office365の本稼働が3か月後に迫る中、皆さんの心中はどのような模様でしょうか？

「操作が難しかったらいやだな」

「新しく覚えるのが大変そう」

そんな不安な気持ちを持っている人もいるかもしれません。

皆さんのマイナスな気持ちを少しでもプラスに変えれるよう、365マガジンと題し、DX・ICT推進部働き方改革チームから情報発信していきます！ぜひ最後までご覧ください(^^)/

1.　365マガジンって何？

Office365にはメールやスケジュールといった基本機能はもちろん、現在はLINEWORKSで利用しているチャット機能やZOOMで利用しているオンライン会議機能も搭載されており、一つのソフトウェアで業務に必要なあらゆる情報を共有することができるという特徴があります。インスイートやLINEWORKSではできなかった業務効率化や効果的なコミュニケーションに役立つ機能が満載なのです。

365マガジンは、皆さんにOffice365への刷新を楽しみにしていただけるようにOffice365に関する便利な情報を定期的にお届けするための情報配信コンテンツです。

読んでくださった方々が、

「今困っている業務の効率化に役立ちそう！」

「他の部署とやり取りしている情報をもっと効果的に共有できそう！」　とワクワクした気持ちでOffice365を利用していただけるように、張り切って宣伝してまいります！

2.　BYOD※（個人用スマートフォン、タブレットでの利用）

※Bring Your Own Deviceの略。個人が私物として所有しているパソコンやスマートフォンを業務に使う利用形態のこと。

365マガジン、記念すべき第一回目のコンテンツは「BYOD」です。

現行インスイートではメールやスケジュールの確認は会社に置いてあるパソコンからしかできません。国際物流では既にOffice365を利用していますが、個人用スマートフォンからの活用はまだできていません。

皆さんからは、「移動中にメールを確認したい」「休暇中にスケジュールだけでも見たい」という声を沢山いただいておりました。が、個人用デバイスでの利用は情報漏洩などのリスクが高くなります。

安全にお使いいただくための環境を整える準備を進めてまいりました。

大変お待たせしました！今回、Office365に刷新するタイミングで、BYODを実現いたします。

ご自身のスマートフォンから一定の手順で設定していただくと、「Outlook」や「Teams」などのモバイルアプリからメールや予定の確認、チャットやオンライン会議の操作など、業務に必要な機能をご利用いただけるようになります。(※詳しくは12月以降に予定している操作研修にてご説明します！)

　これまでは、外出先から直帰したくても「重要なメールが来ているかもしれないから」と会社に戻ったり、休暇中に職場メンバーに連絡をとり自分の予定を確認してもらったりと、様々な制約がありました。今後は、ご自身のスマートフォンからいつでも、どこにいても、必要な情報を確認し、関係者に共有することができます。

業務の効率化が進むと同時に、柔軟な働き方にも繋がることを期待しています。

【モバイル画面イメージ】

3.　Teams（チームズ）

　Office365の刷新に合わせて、共通ビジネスチャットツールを「LINEWORKS」から「Teams」へ代替します。

　Teamsはチャットやファイル共有はもちろん、オンライン会議の設定や開催など、あらゆる情報をスムーズに共有することに長けたツールです。

これまでLINEWORKSやZOOMで行っていたことを単純に置き換えるだけではなく、テーマに応じた情報管理や外部関係者との情報共有など、業務を効果的に進めるための魅力的な使用方法がてんこ盛りです。

365マガジンではTeamsをどんどん使い倒していただけるように、便利技「TIPS」も数多くご紹介していきます！

おわりに

　Office365への刷新に関しては、動画資料でご案内中です。

　まだ動画を視聴されていない方は、「Office365ポータル」から説明動画をチェックしてみてくださいね。

　Office365への刷新に合わせて、メールアドレスが変更になったり、添付ファイル付きのメールを社外に送る際の方法が変わったりと、皆さんにはご協力いただくこと、覚えていただくことがいくつもあります。新しいツールに慣れるまでは、皆さんにご負担をお掛けすることもありますが、きっと今まで以上に弾むコミュニケーションやスムーズな情報共有に便利さを感じていただけるはず。

これまで思い付かなかったアイデアが浮かんだり、これまで諦めていたメンバーとの交流が進んだりと、働きやすさや働きがいをぐんと向上させるきっかけになると信じています。

　ぜひ、Office365への刷新を楽しみにしていてくださいね！

最後まで読んでいただき、ありがとうございました！