いよいよOffice365の本格稼働が始まりました。長時間の説明会にもご参加いただき、慣れない初期設定も済ませ、Outlookメールや予定表、Teamsを使い始めていただいているかと思います。

　特にOutlookの予定表は、これまでのインスイートスケジュールとは仕組みが大きく異なるため、慣れるまでは戸惑われる方も多いのではないでしょうか。

これまでも、

　「自動調整機能は便利だけど・・・複数メンバーの空いている時間帯を、予定表を並べて直接確認したい」

　「毎回決まったメンバーを【出席者】に設定するのが手間。一括で登録できないかな？」

といった、予定表関連のお悩みが多く寄せられています。

そこで今回は、上記のお悩みを解決する、便利機能をご紹介します！

ちなみに・・・複数メンバーの予定表を並べると、3人分しか画面に表示されない！という声がチラホラ聞こえてきます。

少し見えにくいですが、下部にカーソルを持っていくとスライダーがあり、画面をスライドさせて指定した全員分を見ることができますよ。

2.スケジュールアシスタント

　 予定を新規作成する際、「スケジュールアシスタント」モードを利用すると、関係者の予定を並べて確認しながら、会議の開催日時を検討することができます。

スケジュールアシスタント画面で、参加ユーザー全員が空いている日時を選択し、イベント画面に戻って予定登録を行う手順になります。これまでインスイートで行っていた調整方法と近いやり方なので、お好みでご利用いただければと思います。

3.　グループ設定

　いつも同じメンバーを会議に招待する場合、毎回複数メンバーを出席者に設定するのは手間がかかります。人数が多ければなおさらです。

　そんな時はOutlookでグループ設定をしておくと、当該グループを出席者に設定すれば紐づくメンバーを一括で招待することができますよ。

出席者の欄に「グループ」を設定して予定登録をすると、以下のように、紐づくすべてのメンバー個別の予定表に反映され、通知メールも各メンバー宛に届きます。

毎回全メンバーを検索し、設定する手間から解放されますね！

3.　問合せフォーム＆FAQサイト

　今後、Office365の利用をどんどん進めていただく中で、ささいな疑問やお困りごとも出てくると思います。そんな時は、まずはOffice365ポータルの「よくある質問」を確認してみてくださいね！毎日更新していますので、似たような質問への回答が見つかるかもしれません。

　ポータルに知りたい内容が載っていなかった場合は、お気軽にOffice365問合せフォームからご質問を送ってくださいね。

パスワードが分からなくなったり、急ぎ対応が必要な不具合が発生したりした場合は、ヘルプデスクや働き方改革担当までお知らせください。

　今後は基本的な使い方をマスターされた方向けに、便利技や好事例を共有できる仕組みを構築予定です。こちらにもご期待ください！

4.今月のTIPS(Windows+SHIFT＋S)

　LINEWORKSでは画面キャプチャを撮ってそのまま送ることができていたのに、Teamsではできなくなって不便･･･と思っていませんか？？

　パソコンのキーボード「Windows」＋「SHIFT」＋「S」操作で簡単にキャプチャを撮ることができますよ！

必要な部分だけキャプチャ画像が撮れるので、トリミングの必要もなくとても便利ですね。

ぜひ使ってみてください！