こんにちは。DX・ICT推進部 働き方改革担当の丁（ジョン）です！

これまで、働き方改革担当では「ローコードアプリ」や「RPA」などの業務効率化に役立つ便利ツールの紹介をしてきました。上手に活用すれば様々な業務を自動化し、生産性を劇的に向上させることもできるツールですが、色々な理由で頓挫するケースも多々あります。

例えば、入力されたデータが正しいか不安で、結局人による確認が必要になるという経験や業務はないでしょうか？？

今回は実際の業務を自動化する際、重要な「入力規則」について例を挙げて説明いたします！

１．業務プロセスの可視化

まず、業務を自動化する際に、必要なのは業務を可視化することです。

現在の業務がどういう流れで行われているか、どんなデータがインプット・アウトプットされるのか把握するために「フローチャート」をよく活用します。

フローチャートの構成（必要最低限の部品のみ記載）

上記部品を使ってLINEWORKSのユーザ登録業務のプロセスをフローチャートで作ってみると、下記の通りです（図２参照）。

※理解しやすいレベルで作成したもので正式な表記方法で作成したものではありません。

（図2）

２．重複作業の見直し

業務の全体像を可視化すると、プロセスの中で非効率的な部分を発見することが容易になり、データの移動も把握しやすくなります。

例えば、下記の「図３」で見ていくと下記の赤色で表示された部分は内容確認と台帳に履歴を残す作業を二重で行っていることが分かります。

（図3）

単純にこの部分を2回から1回に減らすことでもより効率的プロセスになります。

しかし、ここで「普段2回確認していたことが1回になることでミスが多くなるのでは？」と心配する方もいらっしゃるかもしれません。

よく考えてみると確認が必要な理由は、初期段階で入力者のミス、プロセスの中に転記がある場合、転記ミスが多くを占めています。

ということは、ミスが起きない仕組みを作れば、確認作業は不要となるということです。

３．入力規則

前述したように、最初からユーザに間違った値を入力させないようにするために「入力規則」を活用します。

サービスの会員登録をイメージしていただくと分かりやすいと思いますが、アドレスを入力した際、間違った値を入力すると警告メッセージが表示され、

指定の形式に直さないと次に進まないようにする機能が「入力規則」です。

入力規則機能はエクセルはもちろん、先日ご紹介したローコードアプリでも利用することができます。

※ローコードアプリとは"専門的な知識や高度なプログラミング技術がなくても簡単にアプリが作成できるツール"です。ローコードアプリについては知っトクICTをご確認ください。

４．入力規則の適用

例で挙げている、LINEWORKS申請書の必須項目は対象ユーザの「氏名コード」、「部署」「メールアドレス」などがありますが、入力者によって書き方が違ったり、

間違って入力したりするケースが非常に多いです。

では、ローコードアプリでLINEWORKS申請フォームを作成、下記のように入力規則を設定します（実際はもっと複雑ですが。。。）

① 氏名コードは6桁の数字のみ入力可能

② 部署名はドロップダウンリストに設定、リストからのみ選択可能

③ メールアドレスの入力形式を設定

このように設定すると、申請者が正しい情報しか入力できないようになり、担当者が確認し、修正後の再提出までのタイムラグを大幅に減らすことが可能です。

重要なポイントは

・よくあるミスを事前に把握しておくこと

・入力項目を制御できるように、明確なルールを設定すること

（例：郵便番号は「###-####」で定義、#は数字のみ、間にハイフン「-」は必須など）

・正確な入力が必要な項目は一覧を持っておく

（例：部署名などは部署コードと部署名の一覧（データベースなど）で情報を保持、ユーザが選択できるようにするなど）

５．プロセスの見直し

入力規則の設定とローコードアプリを活用することで下記のようなメリットがあります。

・確認作業が不要

・入力データがデータベース化、システム間連携が可能

※西鉄グループで導入したKintoneはシステム間連携が可能です

上記内容を踏まえ、プロセスを見直します。

（図5）　　

システム間連携は多少の専門知識を要しますが、人による作業は「図４」の赤の部分のみとなり、

ほとんどのプロセスを自動化することができます。

６．まとめ

今回の説明ではローコードアプリを活用した事例を紹介しましたが、エクセルでも一部可能な内容ですし、

データがきれいな状態になるとRPAと連携する際も細かい例外処理が不要になるので、ぜひ活用してみてください！

もちろん、初期のサポートや相談も受け付けますのでお気軽にご相談ください！

今月のパソコン活用術

エクセルのフィルター設定をショートカットキーで使おう！

エクセルで昇順や降順、特定の値のみ表示する際によくフィルターを使うと思います。

そんな時に便利なショートカットキーをご紹介します。

ショートカットを押すだけでエクセルのシートにフィルターのON・OFFができるので

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